Nem tudo é sobre vantagem econômica. Mas ela também faz parte da rede de melhorias nos processos quando o modus operandi analógico fica no passado

Eliminar o papel completamente dos processos corporativos já tem se tornado realidade em muitas organizações. E, apesar de o setor da Saúde ainda ser grande consumidor de papel, até por envolver muita burocracia, também vem deixando os registros físicos para trás.

Há diversas vantagens em extinguir o papel das empresas da Saúde. "A gente pode dividir os benefícios da exclusão do papel em 3 grupos: econômico, proteção ambiental e questões de Saúde propriamente ditas. Não adianta resolver os problemas da Saúde poluindo o ambiente, nem comprometer essa assistência economicamente. Tudo se complementa de alguma maneira", conta Marcelo Silva, consultor da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) e presidente da  International Medical Informatics Association for Latin America and the Caribbean  IMIA-LAC).

A seguir, veja 10 ganhos que a Saúde tem ao migrar completamente para os processos digitais.

1. Redução do consumo de papel

A primeira vantagem é tão óbvia quanto significativa. Quando uma solução simples sem papel é implantada, o ROI (Retorno sobre o investimento) é praticamente imediato. A redução de custo já pode ser percebida no primeiro mês de funcionamento da solução digital.

2. Redução de impressoras

Ainda é difícil afirmar que impressoras serão obsoletas em alguns anos. No entanto, a eliminação parcial ou total do papel nos hospitais implica na menor necessidade de se ter impressoras. O benefício é de ordem econômica e prática, uma vez que não seria mais preciso gastar dinheiro e tempo com compra de novas máquinas e manutenção.

3. Eficiência e humanização

Encontrar um registro no ambiente digital é inúmeras vezes mais rápido e prático do que em arquivos de papel. O mesmo vale para preenchimento de cadastros e outros documentos. A automação, por mais contraditório que pareça, permite um atendimento muito mais humanizado, à medida em que não é necessário gastar tanto tempo com procura, preenchimento e impressão de diversas vias de papéis. O profissional da Saúde pode focar no cuidado ao paciente, que é o mais importante.

4. Otimização de mão de obra

A digitalização traz um ganho enorme para a eficiência do processo assistencial, reduzindo consideravelmente as falhas humanas. Quando existe interoperabilidade, as informações conseguem circular mais, reduzindo o tempo de procura de documentos, por exemplo. “Como a gente tem essa informação no mundo digital, ela está mais passível de ser validada, conferida e o colaborador pode ser alertado num caso de erro. Este é um dos grandes benefícios de eliminar o papel”, conta Silva.

5. Antecipação do recebimento

A eliminação do papel ajuda a reduzir o tempo de recebimento das operadoras. “Quando tenho a informação digital, ela está pronta para ser processada da maneira que eu preciso para mandar para a operadora. Se o paciente saiu hoje do hospital, a documentação está pronta para ser enviada. No papel, tem o processamento manual e o risco de erros que geram glosas. Sem falar no volume de coisas a serem faturadas. Isso tudo consome tempo”, lembra Marcelo. Além disso, no processo digital, há menos chances de haver erros nas regras da operadora. “No processamento manual, posso estar cobrando da operadora algo que não está dentro do acordo com ela. Ou cobrar um valor diferente. No processo eletrônico, o sistema já alerta para todas as divergências que possam acontecer entre o que eu quero faturar e o que está contratado com o convênio”, completa o especialista.

6. Elimina o risco de contaminação cruzada

Prontuário em papel e outros documentos que circulam pela área assistencial acabam sendo muito mais suscetíveis a contaminações por causa da manipulação por várias pessoas. Por exemplo, a enfermeira até pode estar com máscara e luva, mas toca em materiais biológicos, seja coletando amostras, seja fazendo higienização do paciente. Depois, ela pode pegar o prontuário, colocá-lo em outra mesa ou junto de outros documentos. “Claro que o meio tecnológico não está livre disso. Se eu toco em um tablet, por exemplo, ele também pode ficar contaminado, mas é muito mais passível de ser higienizado. Sem contar que o aparelho passa por muito menos mãos”, lembra Silva.

“Não adianta resolver os problemas da Saúde poluindo o ambiente, nem comprometer essa assistência economicamente. Tudo se complementa de alguma maneira."

7. Diminui a geração de resíduos

O papel se multiplica. Frequentemente, um mesmo documento acaba sendo impresso em diversas vias, para várias finalidades, como prontuário, faturamento, convênio... Acaba sendo um fluxo muito maior de documentos do que se tivesse tudo na nuvem, por exemplo. No ambiente digital, não importa a quantidade de acessos, ela não precisa ficar se multiplicando. “Quanto mais volume de lixo eu gero, mais custo eu gero, porque há o custo do papel e também do descarte dele. O lixo hospitalar não é como o lixo de casa, é preciso pagar para descartá-lo”, adiciona Silva.

8. Reduz a dependência de recursos naturais

A exploração desenfreada de recursos naturais tem gerado impactos que poderão ser irreversíveis. Segundo um relatório da Global Footprint Network, publicado em julho de 2021, a velocidade de consumo de recursos naturais no mundo é 74% maior do que a de regeneração.

9. Economiza espaço

Boa parte dos documentos de Saúde deve ser guardada por muitos anos, obrigatoriamente. Por exemplo, o prontuário integral do paciente deve ficar armazenado por 20 anos depois do último registro. Isto é, se você tem um prontuário há dez anos, teoricamente, em outros dez ele poderia ser jogado fora, mas se usar de novo o serviço hospitalar hoje, os 20 anos vão começar a contar a partir de agora. Então, quando essa documentação depende de espaço físico passa a ser um problema. Primeiro porque o longo período de armazenamento pode gerar agentes patogênicos, como fungos. Segundo porque o espaço deve ser adequado e isso nem sempre acontece em depósitos.

10. É mais seguro

“Hoje é muito mais fácil, barato e seguro guardar informações digitalmente. Papel pega umidade, traça, fogo e a gente não sabe direito como os documentos são armazenados. Manter um local com infraestrutura segura contra umidade, incêndios, enchentes e outros desastres tem um alto custo”, explica. A tecnologia, portanto, oferece muito mais segurança. “O meio eletrônico também está passível de risco, é claro que pode haver um ataque cibernético, mas é mais eficiente e fácil proteger a informação digital”, completa o especialista. O acesso indevido é outro problema do papel. Existem as invasões digitais, sim, mas elas são evitáveis e não acontecem sempre. E é bom lembrar que o prontuário em papel está em cima do balcão. Qualquer pessoa do ciclo assistencial consegue ter acesso às informações.

Chamada para as mídias sociais

São muitos os benefícios de retirar o papel de todos os processos dentro de um hospital. Mas elencamos 10 vantagens que mostram que sair do modo analógico de trabalhar é possível e gera diversos impactos positivos no meio ambiente, no bem-estar de pacientes e colaboradores e, claro, na saúde financeira de hospitais.