Hospitais têm uma natureza de trabalho tão vasta quanto complexa e seu ciclo de receita, em geral, é demorado. Mas com tecnologia e uma boa gestão, é possível evitar atrasos desnecessários de pagamento.

A área de Saúde tem diversas particularidades que a diferenciam de outras. Mas uma, em especial, a torna ainda mais desafiadora: o prazo de faturamento que, em geral, é longo. Segundo o Observatório da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), o prazo médio de recebimento de faturas chegou a 72 dias no último trimestre de 2019 e, em 2020, no mesmo período, houve uma redução para 65 dias — período ainda muito elevado. Em 2021, esse número subiu para 69 dias. Mas o que faz este prazo ser tão longo? 

Antes de responder a esta pergunta, é importante visualizar o seguinte cenário, lembrado pelo professor de Gestão Financeira e Contábil, Finanças Corporativas e Gestão de Custos em Saúde no Centro Universitário São Camilo (SP), Antônio Shenjiro Kinukawa. “Serviços hospitalares são atividades complexas porque envolvem vidas. São altamente voláteis e difíceis de serem padronizados. O tratamento de uma condição de saúde de um paciente pode variar em tempo, tipo e quantidade de terapias, exames e procedimentos, emprego de recursos humanos, equipamentos e insumos. Uma unidade hospitalar disponibiliza todos os meios para a vida das pessoas, como consultórios, salas de medicação, centro cirúrgico, leitos, salas de diagnóstico e terapia, além de serviços de hotelaria, nutrição, contabilidade, recursos humanos, higiene e limpeza. Assim, o hospital precisa ofertar nas suas dependências, além dos serviços inerentes à sua atividade principal, outros que são comuns nas cidades, a fim de permitir o tratamento dos pacientes em sua plenitude”, esclarece o especialista.  

Ou seja, existem diversos elementos no cuidado ao paciente, que ultrapassam a consulta médica. E tudo isso tem um custo, requer documentos que precisam ser analisados – em conjunto com o índice de glosas – para fechar uma conta.  

 O caminho do faturamento 

Segundo Antônio Shenjiro Kinukawa, o processo de faturamento hospitalar consiste em identificar e registrar os eventos incorridos na prestação do serviço ao paciente e dar o valor conforme a tabela de preço negociada com a operadora de planos de saúde ou a tabela para o cliente particular. Este é o famoso ciclo da receita, que tem início com a entrada do paciente no hospital e termina quando a conta é finalizada.  

Este percurso dos recebíveis passa por diversas fases, nas mãos de diferentes áreas, como comercial, cadastros, central de guias e autorizações, recepção, logística de materiais e medicamentos, auditorias, faturamento, contas a receber e glosas de contas médicas, além das áreas assistenciais. Um dos maiores desafios é saber, de fato, quais produtos e serviços foram demandados pelo paciente e seus respectivos custos. “A prestação de serviços hospitalares envolve o ciclo completo do tratamento do paciente, considerando o pré e pós-tratamento, a exemplo dos pedidos de autorizações prévias, agendamento de exames e cirurgias, ligações telefônicas dos pacientes e das equipes médicas”, lembra Kinukawa. 

Mas existe um aspecto que precisa ser muito bem gerenciado, para não prolongar ainda mais os pagamentos: hospitais trabalham com diversas operadoras de Saúde ao mesmo tempo, sendo que cada uma tem suas próprias regras e prazos de envio de documentos e recebimentos. Conhecer bem todos os contratos e processos, portanto, é fundamental para não perder prazos. 

Complicações além das glosas 

As glosas médicas são, de fato, um dos fatores que mais impactam negativamente o prazo do recebimento. Mas há outros obstáculos que podem gerar grandes perdas, como: 

* Não saber quais foram os serviços e produtos utilizados pelos clientes e quanto eles custam; 

* Não ter o conhecimento necessário dos processos ao longo do tratamento do paciente. Isso leva à fragmentação do faturamento com monetizações pontuais e incompletas, o que se traduz em perda de receita.  

* A insegurança causada pelo desconhecimento dos processos, que prejudica a negociação dos contratos com os compradores dos serviços, principalmente com as operadoras de planos de Saúde. 

* Regras de negócios falhas resultam em perdas de prazos na solicitação de autorizações, no fechamento de contas e no envio das faturas. Contas podem ficar retidas no hospital e cadastros de procedimentos, materiais e medicamentos ficarem desatualizados.  

Situações como as descritas acima são fontes permanentes de conflitos e têm atrasos no recebimento como consequência, além de perdas financeiras.  

Mas o que fazer, então? 

Processos manuais, não raro, geram retrabalho, erros e, como resultado, podem prolongar ainda mais o pagamento de contas. Sem falar na quantidade de papel gasto sem necessidade. A transformação digital, portanto, é uma das principais saídas para chegar a prazos de recebimento mais satisfatórios, já que, por meio de soluções tecnológicas, é possível simplificar, padronizar e automatizar todos os processos.  

“Hoje, boa parte dos hospitais operam com processos e regras de negócios informatizados, nos quais a quantidade de serviços e produtos consumidos são lançados no sistema pelas áreas executantes, quando ocorrem. O faturamento é praticamente eletrônico. Poucos itens ficam para serem lançados posteriormente. Esse processo de digitalização permite maior acurácia nos valores faturados, redução de prazos, taxas menores de glosas e devoluções, redução da inadimplência e maior eficiência operacional”, explica o professor Kinukawa.  

Para isso, o sistema Enterprise Resource Planning (ERP) dos hospitais trabalha em conjunto com sistemas inteligentes dedicados ao ciclo de faturamento, com tudo digitalizado, sem a necessidade de utilizar papéis. “Já existem no mercado soluções especializadas de gestão do ciclo de faturamento. Por meio dessas soluções, praticamente todo o processo é automatizado. São sistemas que auxiliam na parametrização das regras de faturamento do hospital, monitoram as contas e apontam as eventuais divergências com as tabelas de produtos e serviços, as regulações das operadoras (as auditorias médicas e administrativas) e conferem os itens interdependentes” diz Kinukawa.  

Digitalizar processos não é mais assunto do futuro. É uma realidade que beneficia a gestão financeira e eleva a competitividade dos hospitais, pois evita erros e reduz o ciclo de faturamento dos hospitais. 

“O processo de digitalização permite maior acurácia nos valores faturados, redução de prazos, taxas menores de glosas e devoluções, redução da inadimplência e maior eficiência operacional.” 

Antônio Shenjiro Kinukawa, professor de Gestão Financeira e Contábil, Finanças Corporativas e Gestão de Custos em Saúde no Centro Universitário São Camilo - SP